شرح وظایف رئیس امور اداری
- دریافت دستور و برنامه کار از مقام محترم معاونت اداری و مالی
- تقسیم کار بین کارکنان تحت سرپرستی و نظارت بر نحوه فعالیت های آن ها از طریق مشخص نمودن هدف فعالیت،نوع فعالیت(تخصص)وذی نفعان (مشتری) به منظور افزایش بهره وری، ساده شدن کارها،تعیین دوایرسازمانی، تفکیک واحدها،تخصص افراد
- پیش بینی و برآورد نیروهای انسانی مورد نیاز از طریق جداول (Excel,Qlik view )و بانک های اطلاعاتی به منظور تامین و توسعه نیروهای انسانی متخصص و کارآمدبرای رسیدن وضعیت مطلوب سازمان در آینده
- نظارت بر انجام مکاتبات وحسن جریان اموراداری واحدهای تحت سرپرستی از طریق تطبیق عملکرد با استانداردهابه منظورتحقق کارآیی نیروی کار
- شرکت در کمیسیون های مختلف، سمینارها و جلسات تحت نظر مقام مافوق از طریق اطلاع رسانی الکترونیکی به منظور حل مشکلات یا اخذ تصمیمات کاری
- نظارت و سرپرستی بر قسمت های تابعه امور اداری محل خدمتی از طریق چک لیست های نظارتی به منظور حسن انجام خدمات و افزایش رضایت مشتریان درون و برون‌سازمانی
- اتخاد تدابیر لازم به منظور پیشرفت و بهبود امور جاری و پیشنهاد به مقام مافوق از طریق اجرای پروژه های بهبود مدیریت وتحول اداری به منظور بهبود وگسترش عرصه‌های جدید ارائه سطح کیفی خدمات با بهره‌گیری مناسب از ظرفیت‌ها و امکانات فناوری نوین
- نظارت بر صدور کلیه احکام کارگزینی کارکنان واحد محل خدمت(استخدام، بازنشستگی، ترفیعات،حقوق و مزایا،ماموریت آموزشی،عائله مندی و اولاد،طبقه،رتبه) و بررسی پیشنهادهای انتصاب و انتقال کارکنان به سایر واحدها از طریق سازمان الکترونیکی به منظور رعایت آیین نامه ها و دستورالعمل های جاری
- نظارت بر انجام حضور و غیاب کارکنان از طریق سازمان الکترونیکی به منظور تعادل در جبران خدمت کارکنان
- فراهم آوردن امکانات رفاهی برای کارکنان از طریق اجرای مقررات و بخشنامه های مربوطه به منظورارتقاء رفاه کارکنان،ارتقای بهره وری و توانمند سازی نیروی انسانی وتأمین سلامت زیستی، روانی، اجتماعی و معنوی
- تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به مقام محترم معاونت اداری و مالی
- ارتقاء سطح معلومات اداری از طریق طی دوره های آموزش شغلی وبرنامه های نرم افزاری
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین و تکریم آنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی موردنیاز
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد یادشده و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
شرح وظایف کارشناس مسئول امور اداری
- دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری
- مطالعه قوانین و مقررات استخدامی و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل
- تهیه پیش‌نویس‌های خلاصه پرونده استخدامی و صورت برداری از اوراق طبق دستور مقام مافوق در حد مطالب معین و هم‌چنین پیش‌نویس‌های انتقال ، ماموریت، بازنشستگی، معذوریت و نظیر آن با ابلاغ مقام ما فوق و رعایت قوانین و مقررات مربوطه جهت صدور احکام مربوط به کارکنان رسمی و پیمانی
- صدور تمامی احکام کارگزینی کارکنان رسمی و پیمانی واحد محل خدمت(استخدام، بازنشستگی،حقوق و مزایا،ماموریت آموزشی،عائله مندی و اولاد،طبقه،رتبه)
- بررسی پیشنهادهای انتصاب و انتقال کارکنان به سایر واحدها از طریق سازمان الکترونیکی به منظور رعایت آیین نامه ها و دستورالعمل های جاری
- انجام امور مربوط به ارزشیابی ، ارتقاءرتبه، طبقه و تمدید قرارداد کارکنان رسمی و پیمانی
- تهیه و نگه داری آمار پست های بلاتصدی به تفکیک واحدهای تابعه دانشکده و به روز رسانی تشکیلات سازمانی
- رسیدگی به پیشنهادات وتقاضاهای واصله مربوط به امور اداری و انعکاس به مقام مافوق
- تهیه و تنظیم گزارش های لازم برای ارائه به رئیس امور اداری
- بررسی روش های کارو ساده کردن مراحل انجام کارهاازطریق حذف مراحل زاید و کنترل فرم هاو تهیه فرم های جدید وپیشنهاد به مقام مافوق
- ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می‌شود.
شرح وظایف کارشناس امور اداری
- دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری
- تهیه پیش‌نویس‌های خلاصه پرونده استخدامی و صورت برداری از اوراق طبق دستور مقام مافوق در حد مطالب معین و هم‌چنین پیش‌نویس‌های انتقال ، ماموریت، بازنشستگی، معذوریت و نظیر آن با ابلاغ مقام ما فوق و رعایت قوانین و مقررات مربوطه جهت صدور احکام مربوط به کارکنان قراردادی و شرکتی
- صدور تمامی احکام کارگزینی کارکنان کارکنان قراردادی و شرکتی واحد محل خدمت(استخدام، بازنشستگی،حقوق و مزایا،ماموریت آموزشی،عائله مندی و اولاد،طبقه،رتبه)
- بررسی پیشنهادهای انتصاب و انتقال کارکنان به سایر واحدها از طریق سازمان الکترونیکی به منظور رعایت آیین نامه ها و دستورالعمل های جاری کارکنان قراردادی و شرکتی
- تهیه و نگه داری آمار پست های بلاتصدی به تفکیک واحدهای تابعه دانشکده و به روز رسانی تشکیلات سازمانی
- انجام امور مربوط به ارزشیابی و تمدید قرارداد
- تهیه و تنظیم شناسنامه های پرسنلی و ارزشیابی کارکنان قراردادی و شرکتی
- تهیه اطلاعات و آمار های ماهانه ، فصلی ، سالانه کارکنان قراردادی و شرکتی
- تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه
- ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
شرح وظایف کارشناس امور اداری (هیات علمی )
- دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری
- تهیه پیش نویس های کارگزینی انتقال ، ماموریت ،بازنشستگی،ترفیع پایه ، معذوریت و نظیر آن با ابلاغ مقام ما فوق و رعایت قوانین و مقررات مربوطه جهت صدور احکام
- تهیه پیش نویس خلاصه پرونده استخدامی و صورت برداری از اوراق طبق دستور مقام مافوق در حد مطالب معین
- انجام امور مربوط به سیستم شعاع جهت ترفیع پایه اعضاء هیات علمی
- بررسی پرونده اعضاء هیات علمی تمام وقت جغرافیایی جهت تهیه لیست ترفیع پایه تشویقی و احکام مربوطه.
- انجام امور مربوط به قراردادهای تمام وقت جغرافیایی، بورسیه ها، تعهدات خدمت ، ماموریت آموزشی، نقل و انتقالات، بازنشستگی اعضاء هیات علمی
- تهیه و تنظیم شناسنامه های پرسنلی اعضاء هیات علمی
- تهیه اطلاعات و آمار های ماهانه ، فصلی ، سالانه اعضاء هیات علمی
- تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری
- ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
شرح وظایف کارشناس امور اداری (رفاهی )
- دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری
- اجرای دستور العمل ها و بخشنامه های صادره در زمینه خدمات رفاهی و تعاونی کارکنان
- انجام امور مربوط به تعاون ، بیمه و رفاه بیمه خدمات درمانی و تکمیلی و غیر درمانی کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.
- انجام امور انواع وام های اعطائی،تسهیلات خرید خودرو ، ضروری ، کمک هزینه ها ،کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.
- انجام امور مربوط به مسافرت های سیاحتی و زیارتی کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.
- انجام امور مربوط به دانش آموزان ممتاز .
- تهیه بانک های اطلاعاتی رفاهی .
- افزایش رضایت و انگیزه در کارکنان و بهبود اموررفاهی کارکنان بدون هزینه .
- پیام تبریک الکترونیکی به مناسبت های مختلف ( روز کارمند،تولد کارکنان و...).
- پیام تقدیر و تشکر از کارکنان و ایثارگران.
- تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری
- ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
شرح وظایف کارشناس امور اداری (تحول و نوسازی )
- دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری
- ایجاد فضای مناسب برای مشارکت کلیه کارکنان در تصمیم گیری ها از طریق ارائه پیشنهادات سازنده در راستای تحقق اهداف دانشکده و دانشگاه .
- افزایش کیفیت و کمیت خدمات واحد برحسب وظایف قانونی محوله .
- ایجاد برنامه های تازه ابتکاری در زمینه های فعالیت های دانشکده .
- جلب رضایت مراجعین از خدمات و فعالیت های دانشکده.
- کوتاه نمودن مسیرهای انجام کار در جهت ارائه خدمات مناسب به ارباب رجوع و حذف فعالیت های غیر موثر.
- تهیه فرآیندهای امور اداری .
- تهیه و تنظیم تابلوی مشخصات وظایف کارکنان
- ابداع روش های تازه جهت تولید محصول یا ارائه خدمت برای افزایش رضایت مندی مراجعین .
- اصلاح و بهبود مقررات ، آیین نامه ها و دستورالعمل های کاری ، ساختار سازمانی ، گردش کار و نظام تصمیم گیری .
- اجرای اطلاع رسانی مناسب به مراجعین در زمینه نحوه ارائه خدمات از طریق تنظیم بروشور و توزیع بین ارباب رجوع و مخاطبان کتاب ،راهنما و یا نصب در تابلوی راهنما در مبادی ورودی و در معرض دید مراجعان و...
- بازنگری و اصلاح و مهندسی مجدد روش های انجام کار در جهت تسهیل ارائه خدمات به مراجعین ، نصب نام و نام خانوادگی عوامل متصدی انجام کار ، پست سازمانی و رئوس وظایف اصلی کارکنان در محل استقرار آنان
- نظرخواهی از مراجعین از نحوه ارائه خدمات توسط واحدهای دانشکده .
- ایجاد ساز و کارهای لازم جهت تشویق کارکنانی که موجبات رضایت خدمت گیرندگان رافراهم آورده اند و برخورد با کارکنان خاطی .
- نظرسنجی سالانه از مراجعین در ارتباط با رضایت مندی آنان از واحدهای دانشکده در ارائه خدمات .
- شرکت در جلسات مربوط به انجام امور استقرار نظام های مدیریتی .
- ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
شرح وظایف راهبر اتوماسیون اداری (سازمان الکترونیک)
- دریافت دستور و برنامه کار از رئیس اداره امور اداری .
- برگزاری و بازآموزی دوره های آموزشی عمومی و اختصاصی سازمان مجازی برای تمامی کارکنان و اعضاء هیات علمی .
- طراحی و پیاده سازی واحدهای تابعه دانشکده جهت کلاس هوشمند
- برگزاری و بازآموزی دوره های آموزشی عمومی و اختصاصی سازمان مجازی برای تمامی کارکنان و اعضاء هیات علمی با همکاری راهبرهای عملیاتی .
- طراحی و تدوین دوره های آموزشی سازمان الکترونیک
- انجام امور مربوط به ساختار تشکیلاتی سازمان الکترونیک برای تمامی کارکنان و اعضاء هیات علمی
- رفع اشکال و عیب یابی نرم افزارهای سازمان الکترونیک
- تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری
- ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
شرح وظایف کارشناس امور اداری (آموزش ضمن خدمت کارکنان )
- دریافت دستور و برنامه کار از رئیس اداره امور اداری.
- برگزاری دوره های آموزشی و بازآموزی برای تمامی کارکنان (رسمی، پیمانی،قراردادی و شرکتی) .
- تهیه و تنظیم شناسنامه های آموزشی کارکنان و ارسال صورتجلسات آموزشی جهت صدور احکام حقوقی
- برنامه ریزی و انجام امور مربوط به نیازسنجی، تدوین ، طراحی و نظرسنجی دوره های آموزشی ضمن خدمت کارکنان .
- برگزاری جلسات جهت کمیته های تدوین و طراحی دوره های آموزشی .
- برنامه ریزی جهت برگزاری و فراخوان همایش های حوزه معاونت اداری و مالی دانشکده.
- تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری
- ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
شرح وظایف کارشناس امور اداری (مرخصی و حضوروغیاب)
- دریافت دستور و برنامه کار از رئیس اداره امور اداری.
- امور مربوط به حضور و غیاب کارکنان و اعضاء هیات علمی ( تا زمان تفویض کامل امور به افراد معرفی شده مسئولین ).
- انجام امور مربوط به مرخصی‌ها (بازخرید، اعلام مانده مرخصی،... غیره) کارکنان و اعضاء هیات علمی.
- تهیه گزارش کارکرد ماهانه و اضافه کار
- احتساب ساعات عملکرد اعضاء هیات علمی جهت ترفیعات سالانه.
- اعلام مرخصی های بیش از حد مجاز کارکنان در طول سال و استفاده از ذخیره های مرخصی و یا استفاده از مرخصی بدون حقوق .
- آموزش های لازم جهت کاربری سیستم حضور و غیاب کاربران (کارکنان و اعضاء هیات علمی).
- انجام امور پاداش و مرخصی بازنشستگان اعضاء هیات علمی و کارکنان رسمی.
- تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری
- ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
-
-
شرح وظایف کارشناس امور اداری (دبیرخانه)
- دریافت دستور و برنامه کار از رئیس اداره امور اداری .
- ثبت تمامی نامه های وارده و صادره .
- کنترل تمامی ضمائم نامه های وارده و صادره و رفع نواقص آن .
- تحویل تمام نامه های صادره به نامه رسان و کنترل آن .
- کنترل و نظارت بر تمام مکاتبات داخل و خارج از دانشکده .
- ارجاع و بازبینی تمامی مکاتبات و تفکیک تمام نامه ها و ضمائم آن .
- بررسی نامه های پستی و آماده سازی جهت پست .
- ارسال اطلاعیه و بخشنامه و دستورهای مندرج در هامش نامه ها و در اختیار گذاردن واحدهای تابعه دانشکده.
- اسکن پرونده های استخدامی کارکنان انتقالی جهت بایگانی الکترونیکی.
- ارائه پیشنهاد جهت روش های امور دفتری و بایگانی جهت تسهیل در کارها
- پاسخ گویی ارباب رجوع .
- اسکن مدارک مورد نیاز واحدهای تابعه دانشکده
- ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
شرح وظایف مسئول بایگانی
- دریافت خط مشی و دستور العملهای لازم از رئیس امور اداری
- تقسیم کار بین بایگان های تحت سرپستی و بررسی کار آن ها
- حفظ و نگه داری نامه ها، اوراق ،اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق با مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط براساس روش تعیین شده
- تحویل پرونده های پایان یافته به بایگانی راکد با مجوز مقام ما فوق
- صورت برداری و تهیه چک لیست ، طبقه بندی ، کدگذاری و بایگانی پرونده ها طبق دستور العمل های مربوط برحسب نیاز و ضرورت در آرشیو مجازی
- نظارت بر تهیه و تشکیل پرونده های جدید
- نظارت بر تحویل پرونده ها به واحدهای مجاز درخواست کننده
- نظارت بر اجرای قوانین و مقررات مربوط به اصول بایگانی
- ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
شرح وظایف بایگانی
- دریافت دستور و برنامه کار از از رئیس امور اداری
- پیوست کردن پرونده ها با سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور مقام ذی صلاح
- تحویل پرونده به واحدهای مجاز درخواست کننده
- تهیه تصاویر نامه ها و احکام حسب مورد و انجام مکاتبات متفرقه با واحدهای ذیربط
- شماره گذاری پرونده ها با توجه به تاریخ صدور و نگه داری از آن ها
- ضبط اوراق در پرونده های مربوطه و جایگزین نمودن آن ها
- برگ شماری و پشت نمره کردن اوراق پرونده ها با درج مهر واحد بایگانی
- آماده کردن پرونده هایی که بایستی به خارج از اداره ارسال گردد (شمارش اوراق، لاک و مهر کردن و تهیه فهرست)
- تشکیل پرونده های جدید در سیستم سازمان مجازی
- بررسی نامه های دریافتی و انجام امور بایگانی آن ها در سیستم سازمان مجازی
- همکاری درتعیین خط مشی و سیستم بایگانی برابر نیازهای اداری با توجه به روش های گوناگون بایگانی
- تهیه کاردکس مجازی برای آرشیو مجازی
- ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
شرح وظایف دبیرخانه و دفتری
- دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری
- ثبت نامه های وارده و صادره در سازمان الکترونیک
- کنترل تمامی ضمائم نامه های وارده و صادره و رفع نواقص آن
- تحویل نامه های صادره به نامه رسان وکنترل آن
- اسکن پرونده های استخدامی کارکنان انتقالی جهت بایگانی الکترونیکی
- همکاری با مسئول دفتردر زمینه آماده کردن سوابق و پرونده ها و گزارش های مربوطه
- تهیه گزارش های مورد نیاز برای مقام مافوق
- تهیه صورت مایحتاج اداری کارمندان و تدارک و توزیع آن
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
-
-
شرح وظایف دبیرخانه
- کسب خط مشی و دستور العملهای لازم از مافوق.
- انجام تمام یا بخشی از فعالیتهای زیر از طریق سیستم رایانه
- ثبت نامه های وارده از طریق رایانه یا دفاتر مربوطه،ذکرشماره،کدواحدگیرنده نامه ها،تاریخ ثبت نامه ها در دفتر و عنوان فرستنده آن .
- ثبت شماره نامه های صادره عطفی در رایانه یا دفترمربوطه در مقابل نامه های وارده.
- ثبت خلاصه نامه و شماره آن در دفتر مربوطه با رایانه .
- ثبت شماره برروی نامه های صادره و وارده
- تفکیک و توزیع نامه های صادره و وارده به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها.
- حفظ و نگهداری نامه اوراق اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط روش تعیین شده.
- همکاری در پیوست کردن پرونده ها با سوابق مربوط به نامه ها.
- پاسخگویی مناسب و شایسته ارباب وجود در حدود وظایف محوله.
- ثبت اوراق در پرونده های مربوطه و جایگزین نمودن آنها.
- تهیه گزارش از فعالیت ها پیشرفت ها و مشکلات جهت مافوق.
- ارتقا دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه.
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین و تکریم آنان.
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف موافق انجام می شود.
-
-