آئین نامه وجین منابع کتابخانه دانشکده دندانپزشکی
مدیریت صحیح مجموعه سازی در حفظ ارزش و اعتبار مجموعه منابع کتابخانه نقش اساسی دارد. سیاست وجین مجموعه همانند سیاست انتخاب میباشد که براساس نظارت، ارزیابی و بازنگری دورهای مجموعه کتابخانه انجام میپذیرد. لذا کتابخانه دانشکده دندانپزشکی برای حفظ پویایی مجموعه ضمن افزودن منابع روزآمد مورد نیاز، منابعی را که به هر علت در تولیدات علمی جدید جایگاه علمی خود را از دست داده اند، از مجموعه خارج می نماید.
ماده ۱ - تعریف
وجین فرآیندی است که از طریق آن منابع مازاد، فرسوده و یا بدون مخاطب اعم از چاپی و غیر چاپی از مجموعه خارج میگردد.
ماده ۲ - اهداف
از آنجا که مجموعه کتابخانه یک ارگانیسم پویا محسوب میگردد، لذا از طریق وجین اهداف زیر حاصل خواهد شد.
- تسهیل و تسریع در دسترسی به منابع اطلاعاتی مورد نیاز
- جلوگیری از انباشته شدن منابع زائد و بیاستفاده
- ایجاد فضای مناسب جهت جایگزینی منابع اطلاعاتی جدید
- پویایی و زنده نگهداشتن مجموعه کتابخانه
- یکدست سازی عمل وجین منابع و مواد (کتب فارسی، کتب لاتین، نشریه، مواد دیداری- شنیداری، لوح فشرده و…
ماده ۳ - شاخصها و معیارها
الف- میزان استفاده: با بررسی تعداد دفعات استفاده و یا به امانت رفتن یک منبع در یک دوره مشخص، میتوان دریافت که چه منابعی بسیار کم استفاده و یا بیاستفاده بوده و واجد شرایط وجین میباشند.
ب- ویرایش های قدیمی: با افزوده شدن ویرایش های جدید منابع در مجموعه کتابخانه، ویرایش های قبلی را که مراجعه کننده ندارد، میتوان از مجموعه، وجین نمود. اما کتابداران میتوانند در صورت نیاز و تشخیص، یک نسخه از ویرایش قدیمی را در کتابخانه حفظ نمایند.
ج- نسخه های تکراری: این مورد شامل منابعی میباشد که بیش از حد لزوم و در زمان خاص بنا به شرایط در مجموعه گردآوری شده و در شرایط فعلی اهمیت خود را از لحاظ استفاده از دست دادهاند.
د- وضع ظاهری: منابع فرسوده با وضع و شرایط نامناسب را که ارزش علمی، تاریخی ندارند و نگهداری آنها موجب اشغال فضا و صرف هزینه های نگهداری خواهد شد.
و- محتوی قدیمی و کم ارزش: منابع علمی دارای نیمه عمر مشخص میباشند و به همین علت به مرور اعتبار محتوایی خود را از دست داده و کم ارزش میشوند.
ماده ۴ - منابع مستثنی از وجین
منابع هسته و مرجع هر رشته تحصیلی مشمول وجین نمیباشند.
منابع نفیس و هنری که تصاویر رنگی و کاغذهای اعلا دارند وجین نمیشوند.
منابعی با موضوعات ادبی، سیاسی، تاریخی، مذهبی و اطلسها نیز جزء منابع وجین محسوب نمیشوند.
ماده ۵ - نیروی انسانی
از انجا که کتابداران کتابخانه، بیشتر از سایرین با مجموعه خود آشنا بوده و از نیازهای مراجعین خود آگاه میباشند، وجین توسط همین افراد انجام می شود.
ماده ۶ - روش کار
قبل از شروع عملیات وجین، ابتدا فرآیند رفخوانی انجام میشود و تمامی منابع مجموعهها از لحاظ منابع مفقودی، امانت و موجودی کنترل و بازبینی میشود. کتابخانه هر 4 سال یکبار (در فصل تابستان یا تعطیلات بین دو ترم)، به منظور ایجاد فضای مناسب جهت منابع جدید و روزآمد نمودن مجموعه، براساس شاخصها و معیارهای ذکر شده، مجموعه را بررسی و عمل وجین را همزمان با قفسه خوانی مجموعه انجام می دهد.
ماده ۷ - مراحل پس از وجین
پس از وجین، لیست و مشخصات منابع وجینی به کتابخانه مرکزی ارسال می گردد. کتابخانه مرکزی لیست پیوست را در اختیار کتابخانه های تابعه دیگر قرار داده تادر صورت نیاز یا عدم نیاز اعلام نمایند. در صورتی که کتابخانه ای اعلام نیاز نمود، منابع مشخص شده جهت آن کتابخانه ارسال میشود. در غیر اینصورت از طرف کتابخانه مرکزی طی نامه ای بلامانع بودن خروج منابع وجینی از کتابخانه، ابلاغ میگردد.
سپس طبق سیاست ابلاغی وزارت بهداشت، منابع وجین شده به کتابخانه ملی اهدا می گردد.