شرح وظایف  منشی بخش

·        دریافت دستور و برنامه کار از مدیر گروه آموزشی دانشکده

·        برقراری تماس با واحدهای تابعه دانشکده و دانشگاه به منظور هماهنگی و تنظیم برنامه ملاقات ها، کنفرانس ها و سمینارها

·        تنظیم لیست متقاضیان داخلی یا خارجی ملاقات با مقام مربوطه و تعیین ساعات ملاقات برای آن ها

·        تهیه و تنظیم گزارشات لازم پیرامون مطالب و وقایع مهم روزانه جهت ارایه به مقام مربوط

·        ابلاغ دستورات مقام مربوطه به اشخاص و مؤسسات ذی ربط و واحدهای تابعه بر حسب خط مشی تعیین شده و پیگیری آنها

·        تلخیص گزارشات تهیه شده برای مقام مربوطه

·        آماده نمودن سوابق و پرونده های مربوط به کمیسیون ها، جلسات و سمینارها برای اطلاع مقام مربوطه

·        انجام اقدامات لازم در زمینه برقراری ارتباط تلفنی مقام مربوط، دریافت، ثبت توزیع و نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها و سایر اسناد و مدارک واحد مربوطه

·        تهیه برخی از نامه ها و متن نمابر جهت مخابره

·        ماشین کردن نامه ها، گزارشات جداول و فرم های مورد نیاز

·        انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها، اوراق، نامه ها، گزارش ها و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط در محل های مخصوص

·        دریافت نامه ها، پرونده ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آنها در رایانه یا دفاتر مربوط

·        تفکیک و توزیع نامه ها، گزارش ها و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوط از طریق عین مکاتبات یا به صورت مجازی و مکاتبات بدون کاغذ

·        استفاده از نرم افزارهای پردازش متن، دریافت و ارسال نامه های الکترونیکی، دورنگار و...

·        تهیه گزارش های مورد نیاز سرپرست حسب مورد

·        ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·        ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·        پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·        انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود