شرح وظایف رییس امور اداری

شرح وظایف رئیس امور اداری

·           دریافت دستور و برنامه کار از مقام محترم معاونت اداری و مالی

·           تقسیم کار بین کارکنان تحت سرپرستی و نظارت بر نحوه فعالیت های آن ها از طریق مشخص نمودن هدف فعالیت،نوع فعالیت(تخصص)وذی نفعان (مشتری) به منظور افزایش بهره وری، ساده شدن کارها،تعیین دوایرسازمانی، تفکیک واحدها،تخصص افراد

·           پیش بینی و برآورد نیروهای انسانی مورد نیاز از طریق جداول (Excel,Qlik view )و بانک های اطلاعاتی به منظور تامین و توسعه نیروهای انسانی متخصص و کارآمدبرای رسیدن وضعیت مطلوب سازمان در آینده

·           نظارت بر انجام مکاتبات وحسن جریان اموراداری واحدهای تحت سرپرستی از طریق تطبیق عملکرد با استانداردهابه منظورتحقق کارآیی نیروی کار

·           شرکت در کمیسیون های مختلف، سمینارها و جلسات تحت نظر مقام مافوق از طریق اطلاع رسانی الکترونیکی به منظور حل مشکلات یا اخذ تصمیمات کاری

·           نظارت و سرپرستی بر قسمت های تابعه امور اداری محل خدمتی از طریق چک لیست های نظارتی به منظور حسن انجام خدمات و افزایش رضایت مشتریان درون و برون‌سازمانی

·           اتخاد تدابیر لازم به منظور پیشرفت و بهبود امور جاری و پیشنهاد به مقام مافوق از طریق اجرای پروژه های بهبود مدیریت وتحول اداری به منظور بهبود وگسترش عرصه‌های جدید ارائه سطح کیفی خدمات با بهره‌گیری مناسب از ظرفیت‌ها و امکانات فناوری نوین

·           نظارت بر صدور کلیه احکام کارگزینی کارکنان واحد محل خدمت(استخدام، بازنشستگی، ترفیعات،حقوق و مزایا،ماموریت آموزشی،عائله مندی و اولاد،طبقه،رتبه) و بررسی پیشنهادهای انتصاب و انتقال کارکنان به سایر واحدها از طریق سازمان الکترونیکی به منظور رعایت آیین نامه ها و دستورالعمل های جاری

·           نظارت بر انجام حضور و غیاب کارکنان از طریق سازمان الکترونیکی به منظور تعادل در جبران خدمت کارکنان

·           فراهم آوردن امکانات رفاهی برای کارکنان از طریق اجرای مقررات و بخشنامه های مربوطه به منظورارتقاء رفاه کارکنان،ارتقای بهره وری و توانمند سازی نیروی انسانی وتأمین سلامت زیستی، روانی، اجتماعی و معنوی

·           تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به مقام محترم معاونت اداری و مالی

·           ارتقاء سطح معلومات اداری از طریق طی دوره های آموزش شغلی وبرنامه های نرم افزاری

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین و تکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی موردنیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد یادشده و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

شرح وظایف کارکنان امور اداری

شرح وظایف کارشناس مسئول امور اداری

·           دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری

·           مطالعه قوانین و مقررات استخدامی و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل

·           تهیه پیشنویسهای خلاصه پرونده استخدامی و صورت برداری از اوراق طبق دستور مقام مافوق در حد مطالب معین و هم‌چنین پیشنویسهای انتقال ، ماموریت، بازنشستگی، معذوریت و نظیر آن با ابلاغ مقام ما فوق و رعایت قوانین و مقررات مربوطه جهت صدور احکام مربوط به کارکنان رسمی و پیمانی

·           صدور تمامی احکام کارگزینی کارکنان رسمی و پیمانی واحد محل خدمت(استخدام، بازنشستگی،حقوق و مزایا،ماموریت آموزشی،عائله مندی و اولاد،طبقه،رتبه)

·           بررسی پیشنهادهای انتصاب و انتقال کارکنان به سایر واحدها از طریق سازمان الکترونیکی به منظور رعایت آیین نامه ها و دستورالعمل های جاری

·           انجام امور مربوط به ارزشیابی ، ارتقاءرتبه، طبقه و تمدید قرارداد کارکنان رسمی و پیمانی

·           تهیه و نگه داری آمار پست های بلاتصدی به تفکیک واحدهای تابعه دانشکده و به روز رسانی تشکیلات سازمانی

·           رسیدگی به پیشنهادات وتقاضاهای واصله مربوط به امور اداری و انعکاس به مقام مافوق

·           تهیه و تنظیم گزارش های لازم برای ارائه به رئیس امور اداری

·           بررسی روش های کارو ساده کردن مراحل انجام کارهاازطریق حذف مراحل زاید و کنترل فرم هاو تهیه فرم های جدید وپیشنهاد به مقام مافوق

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می‌شود.

 

شرح وظایف کارشناس امور اداری

·           دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری

·           مطالعه قوانین و مقررات استخدامی و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل

·           تهیه پیشنویسهای خلاصه پرونده استخدامی و صورت برداری از اوراق طبق دستور مقام مافوق در حد مطالب معین و هم‌چنین پیشنویسهای انتقال ، ماموریت، بازنشستگی، معذوریت و نظیر آن با ابلاغ مقام ما فوق و رعایت قوانین و مقررات مربوطه جهت صدور احکام مربوط به کارکنان قراردادی و شرکتی

·           صدور تمامی احکام کارگزینی کارکنان کارکنان قراردادی و شرکتی واحد محل خدمت(استخدام، بازنشستگی،حقوق و مزایا،ماموریت آموزشی،عائله مندی و اولاد،طبقه،رتبه)

·           بررسی پیشنهادهای انتصاب و انتقال کارکنان به سایر واحدها از طریق سازمان الکترونیکی به منظور رعایت آیین نامه ها و دستورالعمل های جاری کارکنان قراردادی و شرکتی

·           تهیه و نگه داری آمار پست های بلاتصدی به تفکیک واحدهای تابعه دانشکده و به روز رسانی تشکیلات سازمانی

·           انجام امور مربوط به ارزشیابی و تمدید قرارداد

·           تهیه و تنظیم شناسنامه های پرسنلی و ارزشیابی کارکنان قراردادی و شرکتی

·           تهیه اطلاعات و آمار های ماهانه ، فصلی ، سالانه کارکنان قراردادی و شرکتی

·           تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

 

شرح وظایف کارشناس امور اداری (هیات علمی )

·           دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری

·           تهیه پیش نویس های کارگزینی انتقال ، ماموریت ،بازنشستگی،ترفیع پایه ، معذوریت  و نظیر آن با ابلاغ مقام ما فوق و رعایت قوانین و مقررات مربوطه جهت صدور احکام

·           تهیه پیش نویس خلاصه پرونده استخدامی و صورت برداری از اوراق طبق دستور مقام مافوق در حد مطالب معین

·           انجام امور مربوط به سیستم شعاع جهت ترفیع پایه اعضاء هیات علمی

·           بررسی پرونده اعضاء هیات علمی تمام وقت جغرافیایی جهت تهیه لیست ترفیع پایه تشویقی و احکام مربوطه.

·           انجام امور مربوط به قراردادهای تمام وقت جغرافیایی، بورسیه ها، تعهدات خدمت ، ماموریت آموزشی، نقل و انتقالات، بازنشستگی اعضاء هیات علمی

·           تهیه و تنظیم شناسنامه های پرسنلی اعضاء هیات علمی

·           تهیه اطلاعات و آمار های ماهانه ، فصلی ، سالانه اعضاء هیات علمی

·           تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

 

شرح وظایف کارشناس امور اداری (رفاهی )

·           دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری

·           اجرای دستور العمل ها و بخشنامه های صادره در زمینه خدمات رفاهی و تعاونی کارکنان

·           انجام امور مربوط به تعاون ، بیمه و رفاه بیمه خدمات درمانی و تکمیلی و غیر درمانی کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.

·           انجام امور انواع وام های اعطائی،تسهیلات خرید خودرو ، ضروری ، کمک هزینه ها ،کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.

·           انجام امور مربوط به مسافرت های سیاحتی و زیارتی کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.

·           انجام امور مربوط به دانش آموزان ممتاز .

·           تهیه بانک های اطلاعاتی رفاهی .

·           افزایش رضایت و انگیزه در کارکنان و بهبود اموررفاهی کارکنان بدون هزینه .

·           پیام تبریک الکترونیکی به مناسبت های مختلف ( روز کارمند،تولد کارکنان و...).

·           پیام تقدیر و تشکر از کارکنان و ایثارگران.

·           تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

 

شرح وظایف کارشناس امور اداری (تحول و نوسازی )

·           دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری

·           ایجاد فضای مناسب برای مشارکت کلیه کارکنان در تصمیم گیری ها از طریق ارائه پیشنهادات سازنده در راستای تحقق اهداف دانشکده و دانشگاه .

·           افزایش کیفیت و کمیت خدمات واحد برحسب وظایف قانونی محوله .

·           ایجاد برنامه های تازه ابتکاری در زمینه های فعالیت های دانشکده .

·           جلب رضایت مراجعین از خدمات و فعالیت های دانشکده.

·           کوتاه نمودن مسیرهای انجام کار در جهت ارائه خدمات مناسب به ارباب رجوع و حذف فعالیت های غیر موثر.

·           تهیه فرآیندهای امور اداري .

·           تهیه و تنظیم تابلوی مشخصات وظایف کارکنان .

·           ابداع روش های تازه جهت تولید محصول یا ارائه خدمت برای افزایش رضایت مندی مراجعین .

·           اصلاح و بهبود مقررات ، آیین نامه ها و دستورالعمل های کاری ، ساختار سازمانی ، گردش کار و نظام تصمیم گیری .

·           اجرای اطلاع رسانی مناسب به مراجعین در زمینه نحوه ارائه خدمات از طریق تنظیم بروشور و توزیع بین ارباب رجوع و مخاطبان کتاب ،راهنما و یا نصب در تابلوی راهنما در مبادی ورودی و در معرض دید مراجعان و...

·           بازنگری و اصلاح و مهندسی مجدد روش های انجام کار در جهت تسهیل ارائه خدمات به مراجعین ،  نصب نام و نام خانوادگی عوامل متصدی انجام کار ، پست سازمانی و رئوس وظایف اصلی کارکنان در محل استقرار آنان .

·           نظرخواهی از مراجعین از نحوه ارائه خدمات توسط واحدهای دانشکده .

·           ایجاد ساز و کارهای لازم جهت تشویق کارکنانی که موجبات رضایت خدمت گیرندگان رافراهم آورده اند و برخورد با کارکنان خاطی .

·           نظرسنجی سالانه از مراجعین در ارتباط با رضایت مندی آنان از واحدهای دانشکده در ارائه خدمات .

·           شرکت در جلسات مربوط به انجام امور استقرار نظام های مدیریتی .

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·      انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

 

شرح وظایف راهبر اتوماسیون اداری (سازمان الکترونیک)

·           دریافت دستور و برنامه کار از رئیس اداره امور اداری .

·           برگزاری و بازآموزی دوره های آموزشی عمومی و اختصاصی سازمان مجازی برای تمامی کارکنان و اعضاء هیات علمی .

·           طراحی و پیاده سازی واحدهای تابعه دانشکده جهت کلاس هوشمند

·           برگزاری و بازآموزی دوره های آموزشی عمومی و اختصاصی سازمان مجازی برای تمامی کارکنان و اعضاء هیات علمی با همکاری راهبرهای عملیاتی .

·           طراحی و تدوین دوره های آموزشی سازمان الکترونیک

·           انجام امور مربوط به ساختار تشکیلاتی سازمان الکترونیک برای تمامی کارکنان و اعضاء هیات علمی

·           رفع اشکال و عیب یابی نرم افزارهای سازمان الکترونیک

·           تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

 

  

 شرح وظایف کارشناس  امور اداری (آموزش ضمن خدمت کارکنان )

·           دریافت دستور و برنامه کار از رئیس اداره امور اداری.

·           برگزاری دوره های آموزشی و بازآموزی برای  تمامی کارکنان (رسمی، پیمانی،قراردادی و شرکتی) .

·           تهیه و تنظیم شناسنامه های آموزشی کارکنان و ارسال صورتجلسات آموزشی جهت صدور احکام حقوقی

·           برنامه ریزی و انجام امور مربوط به نیازسنجی، تدوین ، طراحی و نظرسنجی دوره های آموزشی ضمن خدمت کارکنان .

·           برگزاری جلسات جهت کمیته های تدوین و طراحی دوره های آموزشی .

·           برنامه ریزی جهت برگزاری و فراخوان همایش های حوزه معاونت اداری و مالی دانشکده.

·           تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

 

شرح وظایف کارشناس امور اداری (مرخصی و حضوروغیاب)

·           دریافت دستور و برنامه کار از رئیس اداره امور اداری.

·           امور مربوط به حضور و غیاب کارکنان و اعضاء هیات علمی ( تا زمان تفویض کامل امور به افراد معرفی شده مسئولین ).

·           انجام امور مربوط به مرخصی‌ها (بازخرید، اعلام مانده مرخصی،... غیره) کارکنان و اعضاء هیات علمی.

·           تهیه گزارش کارکرد ماهانه و اضافه کار .

·           احتساب ساعات عملکرد اعضاء هیات علمی جهت ترفیعات سالانه.

·           اعلام مرخصی های بیش از حد مجاز کارکنان در طول سال و استفاده از ذخیره های مرخصی و یا استفاده از مرخصی بدون حقوق .

·           آموزش های لازم جهت کاربری سیستم حضور و غیاب کاربران (کارکنان و اعضاء هیات علمی).

·           انجام امور پاداش و مرخصی بازنشستگان اعضاء هیات علمی و کارکنان رسمی.

·           تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

 

شرح وظایف کارشناس امور اداری (دبیرخانه)

·           دریافت دستور و برنامه کار از رئیس اداره امور اداری .

·           ثبت تمامی نامه های وارده و صادره .

·           کنترل تمامی  ضمائم نامه های وارده و صادره و رفع نواقص آن .

·           تحویل تمام نامه های صادره به نامه رسان و کنترل آن .

·           کنترل و نظارت بر تمام مکاتبات داخل و خارج از دانشکده .

·           ارجاع و بازبینی تمامی مکاتبات و تفکیک تمام نامه ها و ضمائم آن .

·           بررسی نامه های پستی و آماده سازی جهت پست .

·           ارسال اطلاعیه و بخشنامه و دستورهای مندرج در هامش نامه ها و در اختیار گذاردن واحدهای تابعه دانشکده.

·           اسکن پرونده های استخدامی کارکنان  انتقالی جهت بایگانی الکترونیکی.

·           ارائه پیشنهاد جهت روش های امور دفتری و بایگانی جهت تسهیل در کارها .

·           پاسخ گویی ارباب رجوع .

·           اسکن مدارک مورد نیاز واحدهای تابعه دانشکده .

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·          انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

 

شرح وظایف مسئول بایگانی                                                                                                                        

·           دریافت خط مشی و دستور العمل‌های لازم از رئیس امور اداری

·           تقسیم کار بین بایگان های تحت سرپستی و بررسی کار آن ها

·           حفظ و نگه داری نامه ها، اوراق ،اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق با مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط براساس روش تعیین شده

·           تحویل پرونده های پایان یافته  به بایگانی راکد با مجوز مقام ما فوق

·           صورت برداری و تهیه چک لیست ، طبقه بندی ، کدگذاری و بایگانی پرونده ها طبق دستور العمل های مربوط برحسب نیاز و ضرورت در آرشیو مجازی

·           نظارت بر تهیه و تشکیل پرونده های جدید

·           نظارت بر تحویل پرونده ها به واحدهای مجاز درخواست کننده

·           نظارت بر اجرای قوانین و مقررات مربوط به اصول بایگانی

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.


شرح وظایف بایگانی        

·           دریافت دستور و برنامه کار از از رئیس امور اداری

·           پیوست کردن پرونده ها با سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور مقام ذی صلاح

·           تحویل پرونده به واحدهای مجاز درخواست کننده

·           تهیه تصاویر نامه ها و احکام حسب مورد و انجام مکاتبات متفرقه با واحدهای ذیربط

·           شماره گذاری پرونده ها با توجه به تاریخ صدور و نگه داری از آن ها

·           ضبط اوراق در پرونده های مربوطه و جایگزین نمودن آن ها

·           برگ شماری و پشت نمره کردن اوراق پرونده ها با درج مهر واحد بایگانی

·           آماده کردن پرونده هایی که بایستی به خارج از اداره ارسال گردد (شمارش  اوراق، لاک  و مهر کردن و تهیه فهرست)

·           تشکیل پرونده های جدید در سیستم سازمان مجازی

·           بررسی نامه های دریافتی و انجام امور بایگانی آن ها در سیستم سازمان مجازی

·           همکاری درتعیین خط مشی و سیستم بایگانی برابر نیازهای اداری با توجه به روش های گوناگون بایگانی

·           تهیه کاردکس مجازی برای آرشیو مجازی

·           ارتقاء دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

 

شرح وظایف دبیرخانه و دفتری

·           دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری

·           ثبت نامه های وارده و صادره در سازمان الکترونیک

·           کنترل تمامی ضمائم نامه های وارده و صادره و رفع نواقص آن

·           تحویل نامه های صادره به نامه رسان وکنترل آن

·           اسکن پرونده های استخدامی کارکنان  انتقالی جهت بایگانی الکترونیکی

·           همکاری با مسئول دفتردر زمینه آماده کردن سوابق و پرونده ها و گزارش های مربوطه

·           تهیه گزارش های مورد نیاز برای مقام مافوق

·           تهیه صورت مایحتاج اداری کارمندان و تدارک و توزیع آن

·           ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان

·           پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

·           انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

شرح وظایف دبیرخانه

 

·        کسب خط مشی و دستور العملهای لازم از مافوق.

 ·        انجام تمام یا بخشی از فعالیتهای زیر از طریق سیستم رایانه

 ·        ثبت نامه های وارده از طریق رایانه یا دفاتر مربوطه،ذکرشماره،کدواحدگیرنده نامه ها،تاریخ ثبت نامه ها در دفتر و عنوان فرستنده آن .

 ·        ثبت شماره نامه های صادره عطفی در رایانه یا دفترمربوطه در مقابل نامه های وارده.

 ·        ثبت خلاصه نامه و شماره آن در دفتر مربوطه با رایانه .

 ·        ثبت شماره برروی نامه های صادره و وارده

 ·        تفکیک و توزیع نامه های صادره و وارده به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها.

 ·        حفظ و نگهداری نامه اوراق اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط روش تعیین شده.

 ·        همکاری در پیوست کردن پرونده ها با سوابق مربوط به نامه ها.

 ·        پاسخگویی مناسب و شایسته ارباب وجود در حدود وظایف محوله.

 ·        ثبت اوراق در پرونده های مربوطه و جایگزین نمودن آنها.

 ·        تهیه گزارش از فعالیت ها پیشرفت ها و مشکلات جهت مافوق.

 ·        ارتقا دانش شغلی از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه.

 ·        ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین و تکریم آنان.

·       انجام سایر اموری که در راستای اهداف وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف موافق انجام می شود.