شرح وظایف کارشناس مسئول امور اداری
·
دریافت دستور و
برنامه کار از رئیس امور اداری
·
مطالعه قوانین و
مقررات استخدامی و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل
·
تهیه پیشنویسهای خلاصه پرونده استخدامی و صورت برداری از
اوراق طبق دستور مقام مافوق در حد مطالب معین و همچنین پیشنویسهای انتقال ، ماموریت، بازنشستگی، معذوریت و نظیر
آن با ابلاغ مقام ما فوق و رعایت قوانین و مقررات مربوطه جهت صدور احکام مربوط به
کارکنان رسمی و پیمانی
·
صدور تمامی احکام کارگزینی
کارکنان رسمی و پیمانی واحد محل خدمت(استخدام، بازنشستگی،حقوق و مزایا،ماموریت آموزشی،عائله
مندی و اولاد،طبقه،رتبه)
·
بررسی پیشنهادهای انتصاب
و انتقال کارکنان به سایر واحدها از طریق سازمان الکترونیکی به منظور رعایت آیین نامه
ها و دستورالعمل های جاری
·
انجام امور مربوط
به ارزشیابی ، ارتقاءرتبه، طبقه و تمدید قرارداد کارکنان رسمی و پیمانی
·
تهیه و نگه داری
آمار پست های بلاتصدی به تفکیک واحدهای تابعه دانشکده و به روز رسانی تشکیلات
سازمانی
·
رسیدگی به
پیشنهادات وتقاضاهای واصله مربوط به امور اداری و انعکاس به مقام مافوق
·
تهیه و تنظیم گزارش
های لازم برای ارائه به رئیس امور اداری
·
بررسی روش های کارو
ساده کردن مراحل انجام کارهاازطریق حذف مراحل زاید و کنترل فرم هاو تهیه فرم های
جدید وپیشنهاد به مقام مافوق
·
ارتقاء دانش شغلی
از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
·
ترویج فرهنگ نحوه
رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
·
پایش مستمر تمامی
فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
·
انجام سایر اموری
که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق
ارجاع میشود.
شرح وظایف کارشناس امور اداری
·
دریافت دستور و
برنامه کار از رئیس امور اداری
·
مطالعه قوانین و
مقررات استخدامی و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل
·
تهیه پیشنویسهای خلاصه پرونده استخدامی و صورت برداری از
اوراق طبق دستور مقام مافوق در حد مطالب معین و همچنین پیشنویسهای انتقال ، ماموریت، بازنشستگی، معذوریت و نظیر
آن با ابلاغ مقام ما فوق و رعایت قوانین و مقررات مربوطه جهت صدور احکام مربوط به
کارکنان قراردادی و شرکتی
·
صدور تمامی احکام کارگزینی
کارکنان کارکنان قراردادی و شرکتی واحد محل خدمت(استخدام، بازنشستگی،حقوق و مزایا،ماموریت
آموزشی،عائله مندی و اولاد،طبقه،رتبه)
·
بررسی پیشنهادهای انتصاب
و انتقال کارکنان به سایر واحدها از طریق سازمان الکترونیکی به منظور رعایت آیین نامه
ها و دستورالعمل های جاری کارکنان قراردادی و شرکتی
·
تهیه و نگه داری
آمار پست های بلاتصدی به تفکیک واحدهای تابعه دانشکده و به روز رسانی تشکیلات
سازمانی
·
انجام امور مربوط
به ارزشیابی و تمدید قرارداد
·
تهیه و تنظیم
شناسنامه های پرسنلی و ارزشیابی کارکنان قراردادی و شرکتی
·
تهیه اطلاعات و
آمار های ماهانه ، فصلی ، سالانه کارکنان قراردادی و شرکتی
·
تهیه گزارش از
مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه
·
ارتقاء دانش شغلی
از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
·
ترویج فرهنگ نحوه
رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
·
پایش مستمر تمامی
فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
·
انجام سایر اموری
که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق
ارجاع می شود.
شرح وظایف کارشناس امور اداری (هیات علمی )
·
دریافت دستور و
برنامه کار از رئیس امور اداری
·
تهیه پیش نویس های
کارگزینی انتقال ، ماموریت ،بازنشستگی،ترفیع پایه ، معذوریت و نظیر آن با ابلاغ مقام ما فوق و رعایت قوانین
و مقررات مربوطه جهت صدور احکام
·
تهیه پیش نویس خلاصه
پرونده استخدامی و صورت برداری از اوراق طبق دستور مقام مافوق در حد مطالب معین
·
انجام امور مربوط به
سیستم شعاع جهت ترفیع پایه اعضاء هیات علمی
·
بررسی پرونده اعضاء
هیات علمی تمام وقت جغرافیایی جهت تهیه لیست ترفیع پایه تشویقی و احکام مربوطه.
·
انجام امور مربوط به
قراردادهای تمام وقت جغرافیایی، بورسیه ها، تعهدات خدمت ، ماموریت آموزشی، نقل و انتقالات،
بازنشستگی اعضاء هیات علمی
·
تهیه و تنظیم
شناسنامه های پرسنلی اعضاء هیات علمی
·
تهیه اطلاعات و
آمار های ماهانه ، فصلی ، سالانه اعضاء هیات علمی
·
تهیه گزارش از
مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری
·
ارتقاء دانش شغلی
از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
·
ترویج فرهنگ نحوه
رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
·
پایش مستمر تمامی
فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
·
انجام سایر اموری
که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق
ارجاع می شود.
شرح وظایف کارشناس امور اداری (رفاهی )
·
دریافت دستور و
برنامه کار از رئیس امور اداری
·
اجرای دستور العمل ها
و بخشنامه های صادره در زمینه خدمات رفاهی و تعاونی کارکنان
·
انجام امور مربوط
به تعاون ، بیمه و رفاه بیمه خدمات درمانی و تکمیلی و غیر درمانی کارکنان، ایثارگران
و اعضاء هیات علمی.
·
انجام امور انواع وام
های اعطائی،تسهیلات خرید خودرو ، ضروری ، کمک هزینه ها ،کارکنان، ایثارگران و اعضاء
هیات علمی.
·
انجام امور مربوط به
مسافرت های سیاحتی و زیارتی کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.
·
انجام امور مربوط به
دانش آموزان ممتاز .
·
تهیه بانک های اطلاعاتی
رفاهی .
·
افزایش رضایت و
انگیزه در کارکنان و بهبود اموررفاهی کارکنان بدون هزینه .
·
پیام تبریک
الکترونیکی به مناسبت های مختلف ( روز کارمند،تولد کارکنان و...).
·
پیام تقدیر و تشکر
از کارکنان و ایثارگران.
·
تهیه گزارش از
مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری
·
ارتقاء دانش شغلی
از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
·
ترویج فرهنگ نحوه
رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
·
پایش مستمر تمامی
فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
·
انجام سایر اموری
که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق
ارجاع می شود.
شرح وظایف کارشناس امور اداری (تحول و نوسازی )
·
دریافت دستور و
برنامه کار از رئیس امور اداری
·
ایجاد فضای مناسب
برای مشارکت کلیه کارکنان در تصمیم گیری ها از طریق ارائه پیشنهادات سازنده در
راستای تحقق اهداف دانشکده و دانشگاه .
·
افزایش کیفیت و
کمیت خدمات واحد برحسب وظایف قانونی محوله .
·
ایجاد برنامه های
تازه ابتکاری در زمینه های فعالیت های دانشکده .
·
جلب رضایت مراجعین
از خدمات و فعالیت های دانشکده.
·
کوتاه نمودن
مسیرهای انجام کار در جهت ارائه خدمات مناسب به ارباب رجوع و حذف فعالیت های غیر
موثر.
·
تهیه فرآیندهای
امور اداری .
·
تهیه و تنظیم
تابلوی مشخصات وظایف کارکنان .
·
ابداع روش های تازه
جهت تولید محصول یا ارائه خدمت برای افزایش رضایت مندی مراجعین .
·
اصلاح و بهبود
مقررات ، آیین نامه ها و دستورالعمل های کاری ، ساختار سازمانی ، گردش کار و نظام
تصمیم گیری .
·
اجرای اطلاع رسانی
مناسب به مراجعین در زمینه نحوه ارائه خدمات از طریق تنظیم بروشور و توزیع بین
ارباب رجوع و مخاطبان کتاب ،راهنما و یا نصب در تابلوی راهنما در مبادی ورودی و در
معرض دید مراجعان و...
·
بازنگری و اصلاح و
مهندسی مجدد روش های انجام کار در جهت تسهیل ارائه خدمات به مراجعین ، نصب نام و نام خانوادگی عوامل متصدی انجام کار
، پست سازمانی و رئوس وظایف اصلی کارکنان در محل استقرار آنان .
·
نظرخواهی از
مراجعین از نحوه ارائه خدمات توسط واحدهای دانشکده .
·
ایجاد ساز و کارهای
لازم جهت تشویق کارکنانی که موجبات رضایت خدمت گیرندگان رافراهم آورده اند و
برخورد با کارکنان خاطی .
·
نظرسنجی سالانه از
مراجعین در ارتباط با رضایت مندی آنان از واحدهای دانشکده در ارائه خدمات .
·
شرکت در جلسات
مربوط به انجام امور استقرار نظام های مدیریتی .
·
ارتقاء دانش شغلی
از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
·
ترویج فرهنگ نحوه
رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
·
پایش مستمر تمامی
فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
· انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد
فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
شرح وظایف راهبر اتوماسیون اداری (سازمان
الکترونیک)
·
دریافت دستور و
برنامه کار از رئیس اداره امور اداری .
·
برگزاری و بازآموزی
دوره های آموزشی عمومی و اختصاصی سازمان مجازی برای تمامی کارکنان و اعضاء هیات
علمی .
·
طراحی و پیاده سازی
واحدهای تابعه دانشکده جهت کلاس هوشمند
·
برگزاری و بازآموزی
دوره های آموزشی عمومی و اختصاصی سازمان مجازی برای تمامی کارکنان و اعضاء هیات
علمی با همکاری راهبرهای عملیاتی .
·
طراحی و تدوین دوره
های آموزشی سازمان الکترونیک
·
انجام امور مربوط به
ساختار تشکیلاتی سازمان الکترونیک برای تمامی کارکنان و اعضاء هیات علمی
·
رفع اشکال و عیب یابی
نرم افزارهای سازمان الکترونیک
·
تهیه گزارش از
مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری
·
ارتقاء دانش شغلی
از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
·
ترویج فرهنگ نحوه
رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
·
پایش مستمر تمامی
فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد
فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
شرح وظایف کارشناس امور اداری (آموزش ضمن خدمت کارکنان )
·
دریافت دستور و
برنامه کار از رئیس اداره امور اداری.
·
برگزاری دوره های
آموزشی و بازآموزی برای تمامی کارکنان
(رسمی، پیمانی،قراردادی و شرکتی) .
·
تهیه و تنظیم
شناسنامه های آموزشی کارکنان و ارسال صورتجلسات آموزشی جهت صدور احکام حقوقی
·
برنامه ریزی و
انجام امور مربوط به نیازسنجی، تدوین ، طراحی و نظرسنجی دوره های آموزشی ضمن خدمت
کارکنان .
·
برگزاری جلسات جهت
کمیته های تدوین و طراحی دوره های آموزشی .
·
برنامه ریزی جهت
برگزاری و فراخوان همایش های حوزه معاونت اداری و مالی دانشکده.
·
تهیه گزارش از
مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری
·
ارتقاء دانش شغلی
از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
·
ترویج فرهنگ نحوه
رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
·
پایش مستمر تمامی
فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
·
انجام سایر اموری
که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق
ارجاع می شود.
شرح وظایف کارشناس امور اداری (مرخصی و
حضوروغیاب)
·
دریافت دستور و
برنامه کار از رئیس اداره امور اداری.
·
امور مربوط به حضور
و غیاب کارکنان و اعضاء هیات علمی ( تا زمان تفویض کامل امور به افراد معرفی شده
مسئولین ).
·
انجام امور مربوط
به مرخصیها (بازخرید، اعلام مانده مرخصی،... غیره) کارکنان و اعضاء هیات علمی.
·
تهیه گزارش کارکرد
ماهانه و اضافه کار .
·
احتساب ساعات
عملکرد اعضاء هیات علمی جهت ترفیعات سالانه.
·
اعلام مرخصی های
بیش از حد مجاز کارکنان در طول سال و استفاده از ذخیره های مرخصی و یا استفاده از
مرخصی بدون حقوق .
·
آموزش های لازم جهت
کاربری سیستم حضور و غیاب کاربران (کارکنان و اعضاء هیات علمی).
·
انجام امور پاداش و
مرخصی بازنشستگان اعضاء هیات علمی و کارکنان رسمی.
·
تهیه گزارش از
مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری
·
ارتقاء دانش شغلی
از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
·
ترویج فرهنگ نحوه
رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
·
پایش مستمر تمامی
فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
·
انجام سایر اموری
که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق
ارجاع می شود.
شرح وظایف کارشناس
امور اداری (دبیرخانه)
·
دریافت دستور و
برنامه کار از رئیس اداره امور اداری .
·
ثبت تمامی نامه های
وارده و صادره .
·
کنترل تمامی ضمائم نامه های وارده و صادره و رفع نواقص آن .
·
تحویل تمام نامه های
صادره به نامه رسان و کنترل آن .
·
کنترل و نظارت بر
تمام مکاتبات داخل و خارج از دانشکده .
·
ارجاع و بازبینی تمامی
مکاتبات و تفکیک تمام نامه ها و ضمائم آن .
·
بررسی نامه های
پستی و آماده سازی جهت پست .
·
ارسال اطلاعیه و
بخشنامه و دستورهای مندرج در هامش نامه ها و در اختیار گذاردن واحدهای تابعه دانشکده.
·
اسکن پرونده های استخدامی
کارکنان انتقالی جهت بایگانی الکترونیکی.
·
ارائه پیشنهاد جهت
روش های امور دفتری و بایگانی جهت تسهیل در کارها .
·
پاسخ گویی ارباب
رجوع .
·
اسکن مدارک مورد
نیاز واحدهای تابعه دانشکده .
·
ارتقاء دانش شغلی
از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
·
ترویج فرهنگ نحوه
رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
·
پایش مستمر تمامی
فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
· انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد
فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
شرح وظایف مسئول بایگانی
·
دریافت خط مشی و
دستور العملهای لازم از رئیس امور اداری
·
تقسیم کار بین
بایگان های تحت سرپستی و بررسی کار آن ها
·
حفظ و نگه داری
نامه ها، اوراق ،اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق با مقررات و اصول
بایگانی و تهیه فهرست مربوط براساس روش تعیین شده
·
تحویل پرونده های
پایان یافته به بایگانی راکد با مجوز مقام
ما فوق
·
صورت برداری و تهیه
چک لیست ، طبقه بندی ، کدگذاری و بایگانی پرونده ها طبق دستور العمل های مربوط
برحسب نیاز و ضرورت در آرشیو مجازی
·
نظارت بر تهیه و
تشکیل پرونده های جدید
·
نظارت بر تحویل
پرونده ها به واحدهای مجاز درخواست کننده
·
نظارت بر اجرای
قوانین و مقررات مربوط به اصول بایگانی
·
ارتقاء دانش شغلی
از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
·
ترویج فرهنگ نحوه
رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
·
پایش مستمر تمامی
فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
·
انجام سایر اموری
که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق
ارجاع می شود.
شرح وظایف بایگانی
·
دریافت دستور و
برنامه کار از از رئیس امور اداری
·
پیوست کردن پرونده
ها با سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور مقام ذی صلاح
·
تحویل پرونده به
واحدهای مجاز درخواست کننده
·
تهیه تصاویر نامه
ها و احکام حسب مورد و انجام مکاتبات متفرقه با واحدهای ذیربط
·
شماره گذاری پرونده
ها با توجه به تاریخ صدور و نگه داری از آن ها
·
ضبط اوراق در
پرونده های مربوطه و جایگزین نمودن آن ها
·
برگ شماری و پشت
نمره کردن اوراق پرونده ها با درج مهر واحد بایگانی
·
آماده کردن پرونده
هایی که بایستی به خارج از اداره ارسال گردد (شمارش اوراق، لاک
و مهر کردن و تهیه فهرست)
·
تشکیل پرونده های
جدید در سیستم سازمان مجازی
·
بررسی نامه های
دریافتی و انجام امور بایگانی آن ها در سیستم سازمان مجازی
·
همکاری درتعیین خط
مشی و سیستم بایگانی برابر نیازهای اداری با توجه به روش های گوناگون بایگانی
·
تهیه کاردکس مجازی برای
آرشیو مجازی
·
ارتقاء دانش شغلی
از طریق شرکت در دوره های آموزشی مربوطه
·
ترویج فرهنگ نحوه
رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
·
پایش مستمر تمامی
فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
·
انجام سایر اموری
که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق
ارجاع می شود.
شرح وظایف دبیرخانه و دفتری
·
دریافت دستور و
برنامه کار از رئیس امور اداری
·
ثبت نامه های وارده
و صادره در سازمان الکترونیک
·
کنترل تمامی ضمائم
نامه های وارده و صادره و رفع نواقص آن
·
تحویل نامه های
صادره به نامه رسان وکنترل آن
·
اسکن پرونده های
استخدامی کارکنان انتقالی جهت بایگانی
الکترونیکی
·
همکاری با مسئول
دفتردر زمینه آماده کردن سوابق و پرونده ها و گزارش های مربوطه
·
تهیه گزارش های
مورد نیاز برای مقام مافوق
·
تهیه صورت مایحتاج
اداری کارمندان و تدارک و توزیع آن
·
ترویج فرهنگ نحوه
رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
·
پایش مستمر تمامی
فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
·
انجام سایر اموری
که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق
ارجاع می شود.
شرح وظایف
دبیرخانه
·
کسب خط مشی و
دستور العملهای لازم از مافوق.
·
انجام تمام یا
بخشی از فعالیتهای زیر از طریق سیستم رایانه
·
ثبت نامه های
وارده از طریق رایانه یا دفاتر مربوطه،ذکرشماره،کدواحدگیرنده نامه ها،تاریخ ثبت
نامه ها در دفتر و عنوان فرستنده آن .
·
ثبت شماره نامه
های صادره عطفی در رایانه یا دفترمربوطه در مقابل نامه های وارده.
·
ثبت خلاصه نامه
و شماره آن در دفتر مربوطه با رایانه .
·
ثبت شماره برروی
نامه های صادره و وارده
·
تفکیک و توزیع
نامه های صادره و وارده به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها.
·
حفظ و نگهداری نامه اوراق اسناد و
مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط روش
تعیین شده.
·
همکاری در پیوست کردن پرونده ها
با سوابق مربوط به نامه ها.
·
پاسخگویی مناسب و شایسته ارباب
وجود در حدود وظایف محوله.
·
ثبت اوراق در پرونده های مربوطه و
جایگزین نمودن آنها.
·
تهیه گزارش از فعالیت ها پیشرفت
ها و مشکلات جهت مافوق.
·
ارتقا دانش شغلی از طریق شرکت در
دوره های آموزشی مربوطه.
·
ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با
مراجعین و تکریم آنان.
· انجام سایر اموری که در راستای اهداف وظایف واحد فوق الذکر و پست
سازمانی مربوطه از طرف موافق انجام می شود.